Uma das tarefas essenciais no dia a dia do síndico consiste em zelar pela manutenção dos documentos sobre edificações. O objetivo é garantir transparência e segurança para todos os envolvidos. Afinal, esses registros respaldam e embasam todas as decisões pertinentes à gestão do condomínio.
Mais do que uma obrigação legal, trata-se de um compromisso com o bem-estar e a confiança dos moradores.
Nesse contexto, preparamos um checklist indispensável com 19 documentos essenciais que todo síndico deve manter arquivados. Confira esta ferramenta valiosa para o cotidiano da administração condominial. Boa leitura!
A importância dos documentos sobre edificações
Os documentos sobre edificações transcendem a mera formalidade burocrática. Constituem a espinha dorsal da gestão condominial, fornecendo um histórico preciso e documentado do estado físico, legal e financeiro do empreendimento.
Ao manter essa documentação organizada e atualizada, o síndico cumpre com suas obrigações legais. Enquanto isso, proporciona uma sensação de segurança e transparência aos condôminos. Estes têm a certeza de contar com uma administração competente e bem fundamentada.
Além disso, esses documentos se tornam alicerces para a tomada de decisões estratégicas. Eles propiciam um embasamento sólido para a realização de obras, a contratação de serviços e a resolução de eventuais litígios.
A gestão eficiente desses documentos também se traduz em economia em longo prazo. Ao manter registros detalhados sobre manutenções, reformas e intervenções no prédio, o síndico:
- antecipa necessidades;
- previne problemas recorrentes;
- e, consequentemente, reduz custos com reparos emergenciais.
A manutenção diligente desses documentos é, portanto, um investimento na valorização e na segurança do patrimônio coletivo. Ela concede tranquilidade e confiança a todos os envolvidos na vida condominial.
Checklist: os principais documentos que um síndico deve manter em arquivo
A seguir, vamos conferir de forma detalhada os principais elementos que compõem os documentos sobre edificações. Entenda sua importância e seu papel na administração do condomínio, com orientações práticas para a sua correta manutenção e utilização.
Manual de uso, operação e manutenção de áreas comuns
O Manual de Uso, Operação e Manutenção de Áreas Comuns é estabelecido pela ABNT NBR 14037:2014 e fornecido pela construtora. Ele representa um recurso essencial para a gestão condominial eficiente e para a preservação do patrimônio.
Esse documento abrange informações detalhadas sobre o funcionamento e a manutenção das áreas compartilhadas. Com isso, oferece um guia preciso para os condôminos e para a administração do condomínio.
Abrange desde procedimentos de segurança até orientações sobre a utilização correta de equipamentos e instalações. Nesse sentido, o manual tem como objetivo promover a segurança, o conforto e a durabilidade das áreas comuns.
Planos de reforma e respectivos termos de conclusão
Os planos de reforma devem ser elaborados em conformidade com a ABNT NBR 16280:2020. Fornecem um roteiro claro para a execução de intervenções nas unidades autônomas, com critérios técnicos e procedimentos. Estes garantem a segurança estrutural, a funcionalidade e a estética do empreendimento.
Ao seguir os parâmetros dessa norma, síndico e condôminos asseguram uma abordagem responsável e bem embasada em relação às reformas. Dessa maneira, preservam a integridade do condomínio.
Paralelamente a isso, os termos de conclusão:
- formalizam as intervenções realizadas pelos condôminos;
- comprovam o cumprimento das diretrizes estabelecidas nos planos;
- e representam uma ferramenta importante para a transparência e a prestação de contas.
Manual de Uso, Operação e Manutenção das Áreas Privativas
Também entregue pela construtora, o Manual de Uso, Operação e Manutenção das Áreas Privativas precisa estar em conformidade com a ABNT NBR 14037:2014.
Esse é um dos documentos sobre edificações que trata do funcionamento e da manutenção das áreas exclusivas de cada condômino. É um guia detalhado para o correto uso e o cuidado desses espaços.
Nesse contexto, traz orientações sobre instalações elétricas e hidráulicas e recomendações de limpeza e conservação. O intuito desse manual é promover a segurança, a eficiência e a durabilidade das áreas privativas.
Relatório de Inspeção Anual dos Elevadores (RIA)
O RIA constitui um documento de extrema importância. Ele é indispensável para a segurança e o funcionamento eficaz de edifícios e condomínios que contam com esse recurso.
Trata-se de um registro detalhado e minucioso do estado operacional de todos os componentes do sistema de elevadores. Isso inclui suas partes mecânicas, elétricas e de segurança.
Geralmente, é elaborado por uma empresa ou um profissional habilitado, especializado em manutenção e inspeção de elevadores. Dessa forma, assegura-se que estes atendam aos padrões de segurança e desempenho estabelecidos. Isso é essencial para prevenir possíveis falhas e garantir a integridade dos usuários.
Manuais dos equipamentos instalados no condomínio
Desde sistemas de segurança, como câmeras e interfones, até sistemas de climatização – todos os equipamentos que compõem o conjunto predial devem ter manuais para uma operação correta e segura.
Elaborados pelos próprios fabricantes, esses documentos sobre edificações são formulados com base no conhecimento técnico especializado. Eles proporcionam uma fonte confiável e atualizada de orientações.
Nessa linha, descrevem em detalhes os procedimentos de operação, manutenção preventiva e, em muitos casos, soluções para possíveis problemas comuns.
Laudos de funcionalidade dos sistemas de combate a incêndio e da rede de distribuição de gás
Os laudos sobre o sistema de combate a incêndio verificam a adequação dos equipamentos, como extintores, hidrantes, alarmes e sistemas de sprinklers. Eles também avaliam a integridade das rotas de fuga e a sinalização de segurança. Desse modo, asseguram que todas as medidas necessárias para a evacuação segura estejam em vigor.
Já os laudos da rede de distribuição de gás examinam a funcionalidade dos sistemas de fornecimento. Verificam os vazamentos, a pressão adequada e o funcionamento correto dos dispositivos de segurança.
Conjunto de plantas dos projetos aprovados
O conjunto de plantas dos projetos aprovados é fundamental entre os documentos sobre edificações que precisam ser guardados. Afinal, constitui a base legal e técnica para a construção e o funcionamento dos condomínios.
Essas plantas, devidamente aprovadas pelas autoridades competentes, incluem uma série de documentos que detalham os planos:
- arquitetônicos;
- elétricos;
- hidrossanitários;
- estruturais;
- e outros elementos fundamentais.
Essa documentação precisa ser devidamente analisada e aprovada pelo poder público, pelo Corpo de Bombeiros e pelas concessionárias locais.
Contratos de manutenção regular
Aqui, entram os contratos de obrigações e responsabilidades entre o condomínio e empresas especializadas na manutenção de equipamentos importantes para o funcionamento da edificação. Entre os exemplos mais comuns estão elevadores, bombas d’água e grupo gerador. Ao estabelecer e manter esses documentos sobre edificações, o síndico investe:
- na prevenção de problemas;
- na segurança dos moradores;
- e na valorização do patrimônio coletivo.
Conjunto de plantas de cada sistema que compõe a edificação
Cada sistema de um condomínio, desde a distribuição elétrica até o sistema de esgoto, precisa ser minuciosamente documentado. Para isso, adotam-se manuais, memoriais e especificações técnicas.
- Manuais de Uso, Operação e Manutenção: detalham procedimentos específicos para a operação e a conservação de cada sistema. Oferecem orientações práticas para os responsáveis pela manutenção do condomínio.
- Memoriais Descritivos: fornecem informações detalhadas sobre materiais utilizados na construção, métodos de execução e outras especificações importantes. Assim, garantem a integridade e a durabilidade da edificação.
- Especificações Técnicas: estabelecem critérios e padrões técnicos a serem seguidos na execução de cada parte da obra. Com isso, asseguram a conformidade com normas e regulamentos.
Além de referências para a manutenção preventiva e corretiva, esses documentos são essenciais para intervenções, reformas ou ampliações na construção.

Relatórios de limpeza e de desinfecção de reservatórios
Formam um conjunto com a análise físico-química e bacteriológica de potabilidade da água reservada. Esses relatórios contribuem para a garantia da qualidade e da segurança do abastecimento de água em um condomínio.
Relatórios de limpeza e de desinfecção de reservatórios documentam os procedimentos de higienização e desinfecção dos tanques de armazenamento de água. São processos importantes para prevenir a proliferação de microorganismos prejudiciais à saúde e garantir a pureza da água consumida pelos moradores.
Já a análise físico-química e bacteriológica, por sua vez, é um exame laboratorial. Verifica a conformidade da água com os padrões estabelecidos pelos órgãos de saúde e pela vigilância sanitária. Ela avalia aspectos como pH, turbidez, concentração de cloro e presença de bactérias e outros contaminantes. Assim, certifica que a água seja própria para consumo humano.
Autos de conclusão de obras
Os autos tratam da finalização e da regularização de empreendimentos imobiliários. Representam a confirmação oficial de que a construção foi finalizada conforme os projetos aprovados e está em condições de ser utilizada.
- Habite-se: emitido pela prefeitura ou por órgão municipal competente. Atesta que a edificação está em conformidade com as normas e regulamentações urbanísticas e de segurança estabelecidas. Ele é um requisito fundamental para a ocupação e a utilização legal da construção.
- Certificado de Conclusão de Obras: também emitido pela prefeitura ou pela administração municipal. Serve como uma validação formal de que a obra foi executada conforme o projeto aprovado, atendendo exigências legais e técnicas.
- Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB): emitido pelo Corpo de Bombeiros, atesta que a edificação está em conformidade com as normas de segurança contra incêndio e pânico.
Relatório de Conservação e Manutenção da Estação de Tratamento de Esgoto (ETE)
O ETE é um documento essencial na gestão responsável de um condomínio ou empreendimento. Ele registra detalhadamente as atividades de manutenção preventiva e corretiva realizadas na estação de tratamento de esgoto. Dessa forma, comprova seu funcionamento eficaz e prolonga sua vida útil.
O relatório também documenta quaisquer intervenções realizadas para solucionar eventuais problemas ou otimizar o desempenho do sistema.
Além disso, a análise química da água tratada na saída do sistema é uma prática fundamental. Ela assegura a qualidade da água que será devolvida ao meio ambiente após o processo de tratamento.
A manutenção regular da ETE e a realização periódica da análise química da água tratada são essenciais. Não se trata apenas do cumprimento das normas e regulamentações ambientais. Estão relacionadas também à preservação do meio ambiente e à proteção da saúde pública.
Ademais, representam um compromisso por parte da administração do condomínio com a sustentabilidade e a qualidade dos recursos hídricos.
Convenção e Regimento Interno do condomínio
A Convenção Condominial é o documento jurídico elaborado no momento da constituição do empreendimento e deve ser registrada em cartório.
Nela, são estipuladas as normas gerais de convivência, como:
- a forma de administração;
- os direitos e deveres dos condôminos;
- as regras de uso das áreas comuns;
- as formas de deliberação em assembleias, entre outros aspectos.
Modificações na Convenção requerem um quórum especial de aprovação em assembleia e também precisam ser registradas em cartório.
O Regimento Interno, por sua vez, é um documento complementar à Convenção. Elaborado pelos condôminos em assembleia, detalha as normas específicas de convivência e de uso das áreas comuns.
Nele, são abordados aspectos práticos do dia a dia, como:
- horários de funcionamento das áreas comuns;
- regras de uso de espaços como salões de festas e churrasqueiras;
- normas de segurança, entre outros.
Ambos são importantes documentos sobre edificações para garantir a ordem, a segurança e a harmonia no condomínio.
Certificados de desinsetização e de desratização
Certificados de desinsetização e de desratização são fundamentais para a higiene e a segurança em ambientes compartilhados, como condomínios e edifícios.
Eles atestam que medidas eficazes foram tomadas para prevenir e controlar a presença de insetos e roedores. Desse modo, contribuem para um ambiente saudável e livre de pragas.
Programa de manutenções e registros de intervenções realizados
Elaborado conforme a ABNT NBR 5674:2012, é um instrumento fundamental na gestão de edificações. Consiste num conjunto de diretrizes e procedimentos para planejar, executar e controlar atividades de manutenção de forma eficaz e sistematizada.
A norma estabelece diretrizes para a elaboração de um programa que inclui:
- a definição de estratégias de manutenção;
- a identificação de intervenções necessárias;
- e a implementação de planos de ação.
Além disso, o programa prevê a criação de registros detalhados de todas as intervenções realizadas. Desse modo, permite o acompanhamento da evolução do estado da edificação ao longo do tempo.
Relatório da limpeza das caixas de passagem, inspeção e gordura do sistema hidrossanitário
Esse relatório registra minuciosamente as atividades de limpeza e inspeção realizadas nos componentes essenciais do sistema de esgoto e águas pluviais. Nesse contexto, torna-se importante entre os documentos sobre edificações que precisam ser arquivados pelo síndico.
As caixas de passagem e inspeção são responsáveis pelo correto funcionamento do sistema hidrossanitário. Possibilitam a inspeção, a limpeza e a desobstrução da rede de esgoto. A limpeza regular dessas caixas é fundamental para prevenir o acúmulo de resíduos e detritos. Assim, evita obstruções que podem levar a entupimentos e vazamentos.
Já as caixas de gordura têm um papel específico no sistema. Elas retêm óleos e gorduras provenientes da cozinha antes de serem liberados na rede de esgoto. A manutenção e a limpeza dessas caixas:
- ajudam a evitar entupimentos e odores desagradáveis;
- garantem o correto funcionamento do sistema;
- e previnem danos à rede de esgoto.
Ao manter um registro detalhado das atividades de limpeza e inspeção, o condomínio assegura a continuidade da operação eficiente do sistema hidrossanitário. Igualmente, promove um ambiente limpo, seguro e funcional.
Licenças de funcionamento e ambientais
As licenças de funcionamento e ambientais atestam a regularidade e a conformidade de um empreendimento perante órgãos governamentais e ambientais.
Elas são aplicáveis em diversos contextos. Valem especialmente para estabelecimentos comerciais, industriais e empreendimentos que pratiquem atividades sujeitas a normas específicas de proteção ao meio ambiente.
Laudos das inspeções prediais
Realizados por profissionais habilitados, os laudos das inspeções prediais trazem detalhes sobre as condições:
- estruturais;
- elétricas;
- hidrossanitárias;
- de segurança;
- e demais aspectos relevantes do edifício.
Por meio desses registros, é possível programar intervenções de manutenção, evitando surpresas e gastos excessivos com reparos emergenciais.
Ao manter laudos atualizados e acessíveis, a administração demonstra seu compromisso com a conservação do imóvel e a tranquilidade dos moradores.
Notas fiscais de maquinário instalado
Estas são documentos contábeis e legais que comprovam a aquisição e a instalação de equipamentos em um edifício. Isso abrange:
- os maquinários adquiridos e instalados após a entrega da construção pela construtora;
- e aqueles que já estavam presentes no empreendimento recebido pelos condôminos.
Essas notas fiscais incluem informações detalhadas sobre os equipamentos, como modelo, marca, quantidade, valor unitário e total da compra. Elas são essenciais para a contabilidade e o controle financeiro do condomínio, garantindo a transparência e legalidade das transações.
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